職場内の情報共有について考える

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職場内でどのように情報共有をしていますか?

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photo by pakutaso.com

皆さんは、職場内で情報共有を行う時に、一体どのような手段で情報共有をしていますか?
メーリングリストやBBSなど、いろいろな手段を用いていると思います。

私の職場は10名ほどの小さなNPOです。少人数のスタッフが、どのように情報共有しているかというと……
大学ノートで情報共有しています(笑)。ノートが一冊あって、それを「引き継ぎノート」と呼んでいるのですが、
そこへ勤務中に起こったことを担当者が鉛筆で書き、他の職員は出勤した時に他の人が書いた内容を確認します。

超アナログな手段です。引き継ぎをしないといけない時には、わざわざノートに書くための時間も割かれるし、
他人が書いた内容ですから見落とすことだってあります。また、特定のスタッフに宛てた引き継ぎの場合、
その人が出勤しない間だけ時間が経ってしまうので、久しぶりに出勤したスタッフは、引き継がれた業務を慌てて
こなさないといけないという、とにかく「職場に来ないと自分に宛てた引き継ぎが分からない」というのが現状です。

チャットとグループウェアが1つになった、無料で使えるサイボウズLiveの魅力 - サイボウズLive×はてなブックマークニュース出張所

最近では、ここで紹介されている「サイボウズLive」や「チャットワーク」といった、ウェブ上を介した
情報共有手段が注目されています。というか、既に使っている企業や団体がたくさんあります。
私の知っているNPOでも、サイボウズLiveを活用している団体がいくつかあります。
NPOは少人数のスタッフで構成されていますから、こうしたサービスとの親和性が高いのが特徴的です。

では、NPOだから、少人数だから、小回りが利くから、といって、すぐにこうしたサービスを
取り入れよう……というわけにもいきません。私の職場ばかりを例に取って恐縮ですが、スタッフ10名の内、
30代は私を含む2名のみで、あとは50代、60代、70代のスタッフです。中高年で、パソコンの操作に
あまり明るくない人たちが、新しいサービスを突然導入しても使いこなせるか…という不安はあります。
現に、所属団体のNPOのホームページはWordPressで作成していますが、ほとんど更新が止まっています。
(日々の業務に追われて、更新している時間がないという現状もありますが……)
「ノートには書かずにサイボウズにアップした」⇒「そんなの見てない」というパターンもあると思います。

しかし、便利な機能であることは確かです。時間を掛けてでも慣れていただいて、最低限の機能だけでも
使いこなしていただければ、今の引き継ぎの状態よりも、更に良い状態で仕事ができるのではと思っています。

プロジェクトごとに担当者を分けているので、その中で引き継ぎや意見交換ができる、というのも、
私の職場的にとても合っていると思います。ただ、馴染みのないものを突然「導入しましたから、
明日から使いこなしてください」ではあまりに乱暴すぎるので、メリット・デメリットを把握した上で、
スタッフの皆さんに伝えないといけない、という時間が掛かりそうではあるのですが……。

組織がどのように動いていて、情報共有をするにはスタッフがどのような手段を取るのが一番ストレスがないのか。
ひょっとしたら、サイボウズLive等を導入すれば更に良い仕事ができる、というのは幻想かもしれません。
少人数だけれども、私の職場では、この大学ノートでの情報共有が一番良いのかもしれません。

少しでも業務の効率が捗るには、どのような情報共有の手段が良いのか。
ウェブ上のサービスを含めて、様々な形を検討していこうと思っています。